Privacy policy procedure di whistleblowing

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DATI nell’ambito delle segnalazioni di violazioni - whistleblowing - ai sensi degli articoli 13 e 14 Regolamento UE 679/16 

Nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito “GDPR”) e del d.lgs. 10.03.2023 n. 24, Energy s.p.a. comunica le seguenti informazioni relative ai dati trattati nell’ambito delle segnalazioni di condotte illecite - “whistleblowing” attraverso i propri canali di segnalazione.

1.Titolare del Trattamento
1.1 Il titolare del trattamento è Energy s.p.a., in persona del suo legale rappresentante pro tempore, con sede legale in via Manifattura n. 1, 38068 Rovereto (TN) e sede operativa in via Zona Industriale n. 10, 35020 Sant’Angelo di Piove di Sacco (PD) P.IVA 02284640220, telefono 049.2701296, e-mail amministrazione@energysynt.com - PEC energy@pec.energysynt.com (di seguito anche solo “Energy” o il “Titolare”).

2. Categorie di dati personali, finalità e base giuridica del trattamento
2.1 Nell’ambito delle Segnalazioni potranno essere trattati:
i.    dati personali comuni quali dati anagrafici, dati di contatto, dati relativi alla qualifica professionale;
ii.    eventuali dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR;
iii.    eventuali dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR
contenuti nelle Segnalazioni e nei documenti allegati e relativi al Segnalante, al Segnalato, ai facilitatori e alle altre persone interessate dalla Segnalazione, esclusivamente per ricevere e gestire le Segnalazioni in conformità alla “Procedura whistleblowing” aziendale. Una volta acquisita la Segnalazione, Energy procederà alla relativa istruttoria e, se del caso, alle azioni ritenute più opportune, incluse azioni disciplinari/giudiziarie nei confronti del soggetto autore dell’illecito.
La base giuridica del trattamento dei dati personali è individuata:
i.    per i dati “comuni”, dall’adempimento degli obblighi di legge gravanti sul titolare (art. 6, par. 1, lettera c) GDPR – d.lgs. 24/2023);
ii.    per i dati particolari ex art. 9 GDPR, dalla necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2 lettera b) GDPR);
iii.    per i dati relativi a condanne ex art. 10 GDPR, per adempiere un obbligo di legge gravante sul titolare (art. 10 GDPR – 2 octies d.lgs. 196/2003).
2.2 I dati potranno essere trattati anche per la difesa dei diritti del Titolare. In questo caso la base giuridica del trattamento è data dal perseguimento del legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1 lettera f) GDPR – art. 9, par. 2, lettera f) GDPR). 
2.3 La Segnalazione effettuata oralmente tramite messaggistica vocale viene registrata con il consenso del Segnalante. In caso di incontro diretto il Gestore, previo consenso del Segnalante, che sarà raccolto e documentato al momento, può procedere alla registrazione della Segnalazione mediante verbale/registrazione su supporto idoneo alla conservazione.
2.4 Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

3. Modalità di trattamento dei dati personali
3.1 I dati saranno trattati tramite la specifica piattaforma web app WhistleBlowing con strumenti informatici nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza, esattezza, limitazione della finalità e minimizzazione. 
I dati saranno protetti da rischi di distruzione, modifica, cancellazione e accessi non autorizzati mediante adeguate misure di sicurezza di carattere logico, fisico ed organizzativo. 
I dati potranno essere trattati, per le sole finalità di cui al punto 2, esclusivamente dal Gestore delle segnalazioni, autorizzato al trattamento, nonché da eventuali altri soggetti coinvolti nell’istruttoria, appositamente autorizzati ed istruiti nel rispetto della tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, anche ai sensi della normativa sulla protezione dei dati e dai responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
3.2 Non sono presenti processi automatizzati di profilazione.

4. Fonti dei dati personali
4.1 I dati personali potranno essere appresi nell’ambito della Segnalazione o della istruttoria.

5. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
5.1 Al fine di qualificare la segnalazione come “whistleblowing” è obbligatoria la comunicazione da parte del Segnalante del proprio nome e cognome. In caso contrario, o in caso di indicazione di pseudonimi o nick name, la segnalazione verrà considerata anonima e Energy potrà trattare la segnalazione, ove circostanziata e puntuale, come segnalazione ordinaria. In questo caso tuttavia non troveranno applicazione le misure di protezione previste dal d.lgs. 24/2023, salvo che il Segnalante venga poi identificato. 

6. Periodo di conservazione dei dati personali
6.1 Le segnalazioni e la relativa documentazione saranno conservate per il periodo necessario al trattamento delle segnalazioni e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza, dopodiché i dati saranno cancellati automaticamente. 

7. Destinatari dei dati
7.1 I dati personali potranno essere comunicati al Gestore delle segnalazioni e ad eventuali altri soggetti autorizzati la cui comunicazione sia necessaria per la gestione dell’istruttoria. Nel caso in cui sia necessario coinvolgere terzi nello svolgimento dell’istruttoria, il Gestore provvederà ad oscurare tutti i dati personali ed ogni altro riferimento che permetta di risalire all’identità del Segnalante e degli altri soggetti tutelati. L’identità del Segnalante non può essere rivelata, senza il suo espresso consenso, a persone diverse da quelle preposte alla ricezione o a dare seguito alla Segnalazione.  I dati personali raccolti a seguito della segnalazione potranno essere comunicati, se del caso, all’Autorità Giudiziaria e all’Autorità Nazionale Anticorruzione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla legge. Tali soggetti operano quali titolari autonomi del trattamento.
7.2 I dati personali non saranno diffusi né trasferiti a Paesi Terzi né ad organizzazioni internazionali.

8. Diritti dell’Interessato
8.1 I diritti di cui agli articoli 15 -22 GDPR (diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione al trattamento) possono essere esercitati rivolgendosi al Gestore delle segnalazioni al seguente indirizzo e-mail gspd@tonucci.com il quale, previo confronto con la Società, procederà alla gestione delle richieste, sempre nella tutela della riservatezza. 
Si rappresenta che il diritto alla portabilità dei dati di cui all’art. 20 GDPR non è esercitabile per difetto dei presupposti di legge. 
8.2 Ai sensi di quanto previsto dall’art. 11 undecies d.lgs. 196/2003, la persona coinvolta o la persona menzionata nella Segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della Segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, non possono esercitare, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, i diritti riconosciuti dal GDPR sopra indicati in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante. In tali casi, al Segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi i suddetti diritti, di rivolgersi a Energy e, in assenza di risposta, di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

rev.00_12.12.2023