Codice etico
Energy S.p.A. è una società leader nel settore nell’offerta di sistemi di accumulo per l’energia da fonte rinnovabile che, dal 1° agosto 2022., si è quotata sul mercato Euronext Growth Milan di Borsa Italiana (di seguito, “Energy” o la “Società”). I sistemi sviluppati e commercializzati sono integrati con un software proprietario che permette di gestire in modo intelligente, in una piattaforma cloud, il monitoraggio e il processo di accumulo, l’utilizzo di energia, i consumi e il traffico energetico.
Energy, assumendo come principi ispiratori della propria attività la serietà, la professionalità, la correttezza e la riservatezza conciliano, nella conduzione dei propri affari, la ricerca della competitività sul mercato con il rispetto delle normative applicabili e garantiscono il rispetto della legge e della propria normativa interna.
Energy si propone l’obiettivo di creare una cultura aziendale orientata al miglioramento continuo delle prestazioni offerte attraverso il corretto e consapevole utilizzo delle risorse in un’ottica di responsabilità sociale.
A tal fine, la Società ha deciso di adottare il presente codice etico (di seguito anche il “Codice”), volto a stabilire le norme e i principi ispiratori dei propri comportamenti tanto nelle relazioni interne quanto nei rapporti con l’esterno.
DEFINIZIONI
Aree (di attività) a rischio/Attività Sensibili Le aree di attività aziendale nel cui ambito è più concreto il rischio di commissione dei Reati.
CCNL Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro.
Codice Etico Codice Etico adottato dalla Società.
Collaboratori Coloro che agiscono in nome e/o per conto delle Società sulla base di apposito mandato o di altro vincolo contrattuale e svolgono, direttamente o indirettamente, attività nell’ambito di Processi Sensibili (es. consulenti, professionisti esterni).
Destinatari Tutti i soggetti destinatari del Modello e, in particolare, Amministratori, Dipendenti, Collaboratori, e Parti Terze che in ragione dell’attività svolta siano coinvolti in Processi Sensibili.
Dipendenti Tutti i lavoratori subordinati della Società (compresi i dirigenti).
Energy o Società Energy S.p.A., Piazza Manifattura n. 1, Rovereto, C.F. 02284640220
Enti Società, Associazioni, Consorzi, ecc., rilevanti ai sensi del Decreto.
Funzione Struttura organizzativa interna della Società.
Illecito disciplinare Condotta tenuta dal Dipendente in violazione delle norme di comportamento previste dal Modello Organizzativo.
Linee Guida Le Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti dal Decreto, approvate da Confindustria, nella versione di volta in volta aggiornata ed in vigore.
Modello (Organizzativo) Modello di organizzazione e gestione adottato dalla Società ai sensi e per gli effetti dell’art. 6 del Decreto.
Organi Sociali L’Amministratore Unico (o Organo Amministrativo) e l’Organo di controllo della Società (ove presente).
OdV o Organismo di Vigilanza L’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del Decreto.
Parti Terze Controparti contrattuali della Società e/o partners, commerciali od operativi in progetti ed operazioni comuni (con esclusione dei Collaboratori) che siano indifferentemente persone fisiche o giuridiche e che in ragione dell’attività svolta siano coinvolti in Processi Sensibili.
Pubblica Amministrazione (o P.A.) Qualsiasi Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi esponenti nella loro veste di Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio, anche di fatto nonché i membri degli Organi delle Comunità Europee e i Funzionari delle Comunità Europee e di Stati Esteri.
Procedure Procedure, policy, disposizioni organizzative, ordini di servizio, e tutte le altre disposizioni, provvedimenti e atti della Società aventi carattere prescrittivo di comportamenti o condotte.
Processi sensibili Processi aziendali che possono condurre alla commissione dei reati previsti dal Decreto.
Reati o Reato I reati rilevanti a norma del Decreto.
Soggetti in posizione apicale Persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione all’interno delle società o di una loro unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo delle società medesime (ad es. membri del C.d.A, dirigenti.
Soggetti in posizione subordinata Persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di un soggetto in posizione apicale (es. Dipendenti, Collaboratori, Terze Parti).
INTRODUZIONE
IL CODICE ETICO DELLA SOCIETÀ - PRINCIPI ETICI
Il Codice Etico non ha lo scopo di fornire un dettagliato elenco di norme che regolino l’attività delle Società, bensì fornisce precise Linee Guida Comportamentali cui le Società e tutti i Destinatari devono ispirarsi nello svolgimento dei propri incarichi.
La Società, in particolare, si ispira ai seguenti principi:
- responsabilità sociale;
- qualità;
- ambiente e sicurezza sul lavoro;
- onestà;
- efficacia ed efficienza;
- trasparenza;
- legalità;
- imparzialità e gestione dei conflitti di interessi;
- contrasto alla corruzione;
- rispetto della leale concorrenza;
- professionalità;
- responsabilità fiscale.
DESTINATARI E CAMPO DI APPLICAZIONE
Le disposizioni del Codice si applicano, senza alcuna eccezione, a tutti i dipendenti, amministratori e collaboratori della Società e a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con questi rapporti e relazioni o collaborano con loro per perseguirne gli obiettivi (di seguito anche i “Destinatari”).
I Destinatari sono tenuti a uniformare i propri comportamenti ai principi di cui al presente Codice e devono prontamente e adeguatamente informare i terzi in merito agli obblighi imposti e previsti dal Codice stesso ed esigerne il rispetto. In caso di inadempimento, la Società adotta idonee misure e iniziative.
PRINCIPI ISPIRATORI
Il Codice è stato predisposto secondo le principali normative, linee guida e documenti esistenti a livello nazionale e internazionale in tema di diritti umani, di responsabilità sociale d’impresa e di corporate governance:
● i principi della Carta Internazionale dei Diritti Umani (Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, Patto Internazionale relativo ai Diritti Civili e Politici e Patto Internazionale relativo ai Diritti Economici, Sociali e Culturali);
● la Carta dei Diritti Fondamentali dell’Unione Europea;
● le otto convenzioni fondamentali dell’ILO (Organizzazione Internazionale del Lavoro), le Linee Guida per le Imprese Multinazionali dell’OCSE (Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico) e i dieci principi del Global Compact delle Nazioni Unite;
● i principi e diritti fondamentali sul lavoro della Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO), soprattutto quelli riguardanti l’abolizione del lavoro infantile e il lavoro forzato o obbligatorio;
● i Principi Guida delle Nazioni Unite sulle Imprese e i Diritti Umani;
● gli obiettivi dello sviluppo sostenibile delle nazioni unite (agenda 2030);
● le Linee Guide per le Imprese Multinazionali dell’Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico (OCSE);
● il Codice di Corporate Governance di Borsa Italiana;
● il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231.
VALORI AZIENDALI E PRINCIPI ETICI
1. Responsabilità sociale
La Società riconosce che il successo aziendale dipende dal pieno rispetto dei diritti delle persone con cui si trovano a interagire e, a tal fine, ne assicurano l’integrità fisica e morale.
Energy promuove un ambiente lavorativo solidale che valorizzi la diversità dei dipendenti e rifiutano ogni forma di discriminazione, tra cui quelle basate su età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute, razza, nazionalità, estrazione culturale, opinioni politiche e credenze religiose, appartenenza ad associazioni e sindacati.
E’ vietata qualsiasi forma di molestia – sia questa fisica, verbale, scritta o psicologica – da parte dei Destinatari.
2. Qualità
La Società riconosce al cliente un ruolo centrale nella propria attività e si impegnano a conoscerne a fondo i bisogni e ad erogare servizi rispondenti a questi ultimi, coniugando conoscenze e competenze con un esclusivo approccio professionale e ricercando un’elevata soddisfazione del cliente.
Gli obiettivi che la si pongono, sono, in particolare:
- il miglioramento dell’immagine sul mercato;
- il miglioramento dei prodotti offerti;
- il rispetto degli impegni contrattuali espliciti o impliciti;
- la cura della comunicazione presso il cliente;
- l’assistenza al cliente;
- l’utilizzo di attrezzature ad alto contenuto tecnologico;
- l’ottenimento delle certificazioni nel rispetto delle norme nazionali di riferimento;
- il più alto livello possibile di rispetto dell’ambiente e delle risorse rinnovabili.
3. Ambiente e sicurezza sul lavoro
La Società svolge le proprie attività in modo sostenibile cercando di ridurre al minimo l’impatto sull’ambiente e, ove possibile, di eliminare l’utilizzo di sostanze o materiali che possono causare danni ambientali.
Energy assicura condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e dell’integrità psico-fisica dei lavoratori e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel rispetto delle norme vigenti e dei diritti dei lavoratori.
Inoltre, si adopera per implementare un elevato standard di tutela in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e attuano programmi di formazione finalizzati a sensibilizzare e informare ciascun lavoratore sui potenziali rischi legati all’attività svolta.
I principi e criteri fondamentali che guidano le decisioni della Società in materia di salute e sicurezza sul lavoro sono i seguenti:
- evitare i rischi;
- valutare i rischi che non possono essere evitati;
- combattere i rischi alla fonte;
- tenere conto del grado di evoluzione della tecnica;
- sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non lo è o che lo è in misura inferiore;
- programmare la prevenzione, mirando a un complesso coerente che integri la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattori dell’ambiente di lavoro;
- impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.
La Società procede – con cadenza regolare – alle necessarie analisi e verifiche dei rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro e attua idonee misure precauzionali e di controllo dei pericoli.
4. Onestà
Nel rispetto dei principi di lealtà e serietà i Destinatari, nello svolgimento delle attività aziendali, hanno il divieto di:
- svolgere attività contrarie o incompatibili con gli interessi della Società;
- diffondere notizie idonee a nuocere all’immagine e agli interessi della Società;
- diffondere a terzi informazioni o notizie riguardanti la Società senza avere ottenuto una preventiva autorizzazione.
Tutti i dipendenti devono considerare il rispetto delle norme del Codice come parte essenziale delle obbligazioni contrattuali nell’ambito del rapporto di fiducia e di fedeltà.
5. Efficacia ed efficienza
La Società si impegna a migliorare costantemente l’efficacia e l’efficienza dei prodotti offerti attraverso la predisposizione e il rispetto di piani per il miglioramento della qualità e l’adozione di soluzioni tecnologiche e organizzative volte a raggiungere la soddisfazione delle esigenze dei clienti.
6. Trasparenza
I Destinatari si impegnano a fornire informazioni complete, corrette, adeguate e tempestive sia all’esterno (Autorità, mercato, utenti) sia all’interno dell’azienda. Le informazioni sono rese con comunicazione scritta.
7. Legalità
La Società promuove standard elevati di integrità attraverso una gestione onesta ed etica delle attività aziendali.
L’integrità e la reputazione della Società dipende dall’onestà e dall’imparzialità di ciascun Destinatario in quanto l’integrità personale si pone alla base dell’integrità aziendale.
La Società si impegna al rispetto delle leggi vigenti e applicabili e delle disposizioni del presente Codice. Nello specifico, la Società si impegna a uniformare la propria attività alle prescrizioni del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231.
8. Imparzialità e gestione dei conflitti di interessi
Tutte le decisioni e le scelte imprenditoriali prese per conto della Società devono corrispondere al migliore interesse della Società.
I Destinatari devono evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse con la Società o che potrebbe interferire con la loro capacità di prendere decisioni imparziali nella salvaguardia del miglior interesse della Società stessa.
È fatto obbligo di riferire al proprio responsabile qualsiasi informazione che possa far presumere una situazione di potenziale conflitto di interessi.
9. Contrasto alla corruzione
Nei rapporti tra la Società e i terzi, i Destinatari devono agire secondo norme etiche e nel rispetto delle leggi applicabili. I rapporti devono essere gestiti senza ricorrere a mezzi illeciti.
Sono esplicitamente proibite pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni di vantaggi personali per sé o per altri, anche qualora da tali comportamenti possa derivarne un vantaggio, anche potenziale, per la Società.
È fatto divieto di accettare regali o cortesie personali da parte di terzi, siano essi clienti, fornitori ecc., diversi da quelli dovuti dalla normale cortesia e di modico valore.
Gli omaggi possono essere conferiti nei limiti previsti dalla normativa in vigore.
Tuttavia, è fatto divieto di elargire omaggi e atti di cortesia commerciale, a prescindere dal relativo valore, in favore di terzi che abbiano espressamente comunicato di non poterli accettare per policy aziendale.
10. Rispetto della leale concorrenza
La Società si impegna a rispettare le leggi in materia di tutela della concorrenza, al fine di promuovere una concorrenza leale, libera e sana e punire le pratiche commerciali scorrette e anti-competitive.
11. Professionalità
Le Società considera il Cliente il fulcro del proprio business.
Al fine di soddisfare le richieste dei Clienti, la Società si impegna a garantire professionalità, disponibilità, cortesia, collaborazione ed elevati standard qualitativi dimostrando la capacità di fornire prodotti e servizi di massima qualità.
Ciascun Destinatario, nell’ambito della gestione dei rapporti con i Clienti e nel rispetto delle procedure/policy/prassi aziendali consolidate, mira a garantirne la massima soddisfazione, fornendo, tra l’altro, informazioni esaurienti, veritiere e accurate sui prodotti forniti dalla Società.
11. Responsabilità fiscale
Il comportamento della Società si ispira a principi di correttezza e responsabilità fiscale, tesi ad assicurare il rispetto degli adempimenti tributari previsti dalla normativa nazionale e comunitaria, nonché il corretto assolvimento dei debiti d’imposta evitando ogni alterazione documentale/fattuale, al fine di conseguire indebiti risparmi d’imposta.
L’attività della Funzione Amministrativa deve svolgersi secondo regole di liceità correttezza e trasparenza, assicurando il pieno rispetto delle norme di legge e regolamentari, nonché della prassi ministeriale. Devono, inoltre, essere garantiti il costante e tempestivo adeguamento alla legislazione in materia contabile e fiscale, nonché la puntuale osservanza delle prescrizioni relative agli adempimenti tributari intesi nel senso più ampio.
IL CODICE ETICO DELLA SOCIETA’
La Società intende gestire le proprie attività seguendo una condotta onesta ed imparziale, attenendosi non solo a quanto stabilito dalla legislazione vigente in tutti i Paesi in cui si trovi ad operare, ma anche ai principi dettati dal presente Codice.
È importante che il Codice venga applicato con regolarità nel contesto delle relazioni tra la Società ed i propri Dipendenti, i partner, i concorrenti, i clienti, gli azionisti, e la società civile in generale.
1. I RAPPORTI INTERNI ALLA SOCIETA’
La Società intende esercitare il proprio ruolo di datore di lavoro in maniera responsabile in ogni ambito di attività, contribuendo ad alimentare la motivazione e la creatività che sono essenziali per il successo della Società.
La Società si impegna a fornire diverse garanzie ai propri Dipendenti, inclusa la definizione di contratti di lavoro adeguati ad ognuno di essi.
TUTELA DELLE CONDIZIONI DI LAVORO E DELLA SALUTE
La Società si impegna a conformarsi alla legislazione vigente in materia lavoristica, nonché alle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute nei luoghi di lavoro.
La Società pone grande attenzione alle condizioni di lavoro dei propri Dipendenti e Collaboratori e ne garantiscono la tutela dell’integrità fisica e morale, assicurando condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri. La Società si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, del rispetto della normativa vigente e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i Dipendenti e Collaboratori. Inoltre, opera per preservare, con azioni preventive, organizzative e tecniche, la salute e la sicurezza dei lavoratori.
I Dipendenti ed i Collaboratori devono rispettare tutte le norme di salute, igiene e sicurezza sul lavoro, assicurarsi che le loro azioni non mettano a rischio sé stessi o agli altri ed avere conoscenza delle procedure da seguire in caso di emergenza sul luogo di lavoro. Devono inoltre riferire ai loro superiori eventuali comportamenti, macchinari o rischi potenziali che potrebbero compromettere la sicurezza del loro ambiente lavorativo, insieme ad eventuali incidenti od infortuni, anche minori, di cui si trovino ad avere contezza.
Tutti coloro che sono preposti a dare attuazione, a vari livelli, alle norme (interne e non) adottate in materia di salute e sicurezza dei luoghi di lavoro devono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- promuovere ed attuare ogni ragionevole iniziativa che possa minimizzare i rischi o rimuovere le cause che possono pregiudicare la sicurezza e la salute dei Dipendenti, nonché dei terzi che prestano la propria attività presso le Società e dei clienti;
- adeguare tempestivamente e costantemente le procedure interne alla legislazione in materia di Salute e Sicurezza;
- creare e mantenere un rapporto costruttivo e collaborativo con le Istituzioni Pubbliche preposte all’attività di controllo in tema di Salute e Sicurezza sul lavoro;
- sviluppare programmi di formazione e di informazione specifici, diversi a seconda dei destinatari;
- effettuare specifici controlli per verificare l’effettiva fruizione degli stessi;
- effettuare controlli periodici sull’effettiva applicazione delle procedure adottate in tema di tutela della salute e della sicurezza dei luoghi di lavoro;
- definire e seguire specifici criteri per la selezione delle società esterne cui possono essere affidati appalti di lavori/servizi;
- nella gestione di attività affidate in appalto a terzi, garantire la cooperazione ed il coordinamento tra l’attività propria e quella della società appaltatrice.
SELEZIONE E ASSUNZIONE DEL PERSONALE
La Società riconosce nei dipendenti e nelle risorse umane in generale il fattore primario per il conseguimento dei propri obiettivi in considerazione del contributo professionale dalle stesse apportato, nell’ambito di un rapporto basato su lealtà, correttezza e fiducia reciproca.
La valutazione del personale da assumere è effettuata sulla base della corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze aziendali. A tal fine, nel corso della selezione, nei limiti delle informazioni disponibili, la Società adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione, garantendo a tutti i soggetti interessati le pari opportunità.
Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica dei requisiti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
RAPPORTO DI LAVORO
La Società non tollera alcuna forma di lavoro forzato – con questo intendendosi qualsiasi lavoro o servizio ottenuto da una persona attraverso costrizioni o minacce o per il quale la persona non si è offerta volontariamente – e/o irregolare.
Al momento dell’assunzione, la Società consegna ai nuovi assunti un contratto di lavoro scritto in una lingua a loro comprensibile, nel quale siano compiutamente indicati i termini e le condizioni di lavoro e gli elementi normativi e retributivi. Le politiche e le procedure disciplinari devono essere definite chiaramente e prontamente comunicate ai lavoratori.
La Società non ammette l’assunzione di dipendenti di età inferiore a quella minima di impiego stabilita dalla legge in vigore.
I rapporti tra i diversi livelli di responsabilità devono svolgersi con lealtà e correttezza. I responsabili di funzione devono esercitare le proprie funzioni con obiettività ed equilibrio, curando adeguatamente il benessere e la crescita professionale dei propri collaboratori.
A loro volta, tutti i dipendenti devono prestare la massima collaborazione verso i loro responsabili, osservando con diligenza le disposizioni di lavoro loro impartite.
GESTIONE DEL PERSONALE
La Società assicura a tutti i dipendenti e collaboratori pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento di carriera, evitando qualsiasi forma di discriminazione.
I Dipendenti e i Collaboratori, con la loro capacità e con la loro dedizione, sono un fattore indispensabile per il successo della Società. Per questo motivo la Società tutela e promuove il valore delle risorse umane, mirando al miglioramento e all’accrescimento del patrimonio di conoscenze e della competitività delle competenze individuali possedute.
La Società si dedica allo sviluppo delle capacità professionali e delle responsabilità dei propri Dipendenti e Collaboratori, in quanto si tratta di un fattore essenziale per assicurare il successo della Società.
Tutti i Responsabili di funzione sono tenuti a prestare attenzione alla formazione, all’avanzamento ed alla parità di trattamento dei Dipendenti dei quali si trovino ad essere direttamente responsabili.
La Società assicura il rispetto della normativa vigente in materia di orario di lavoro, periodi di riposo, riposo settimanale, aspettativa obbligatoria e ferie.
La Società corrisponde ai propri dipendenti una retribuzione tale da garantire agli stessi e alla loro famiglia una vita dignitosa nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa applicabile.
La Società garantisce che i contributi previdenziali siano corrisposti sulla base della legge applicabile e versati regolarmente.
ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI
La Società non eroga contributi a partiti, a comitati e a organizzazioni politiche e sindacali.
I Destinatari devono riconoscere che qualsiasi forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese e in conformità alle leggi in vigore.
La Società impronta e mantiene un rapporto di collaborazione e dialogo con i sindacati e le associazioni di categoria nel rispetto dei principi di correttezza e trasparenza e di quanto previsto dalla legge e dai contratti collettivi applicabili.
IL RISPETTO PER LA RISERVATEZZA
La Società ha pieno rispetto della vita privata dei Destinatari, ed assicura il corretto e lecito trattamento dei dati personali, neutri o rientranti nelle categorie particolari di dati personali, di cui sia titolare o di cui sia, comunque, in possesso a qualsiasi titolo, in conformità alle prescrizioni del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali e Reg. UE 679/2016 GDPR.
Tali dati debbono quindi essere conservati in un sistema completamente sicuro, il cui accesso deve essere limitato. La Società è tenuta ad adottare procedure idonee a tutelare le informazioni riservate, nel pieno rispetto della legislazione nazionale vigente in materia, nonché ad effettuare le dovute comunicazioni agli organi competenti. I Dipendenti che abbiano domande o che necessitino di ulteriori informazioni al riguardo, possono contattare il soggetto incaricato a rapportarsi con il Garante per la protezione dei dati personali.
Ferma restando la corretta applicazione delle procedure di trattamento adottate dalla Società, ai Destinatari è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria mansione e di diffondere i dati raccolti a soggetti non autorizzati, eccetto ove questo risultasse necessario in virtù di precise disposizioni di legge.
UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI
La Società rispetta lo spazio fisico e virtuale che è di pertinenza della sfera individuale personale, sia con riferimento a dati di carattere personale che patrimoniale.
La Società, inoltre, rispetta la libera ed esclusiva disponibilità degli accessi ai sistemi informatici da parte dei soggetti terzi ed il diritto a non subire indebite intrusioni da parte dei soggetti non aventi diritto.
Viene altresì garantito il diritto dei terzi a godere in maniera completa ed indisturbata di sistemi e programmi informatici senza che gli stessi rischino di subire danni illeciti.
Sono tutelate l’integrità, inviolabilità e segretezza delle comunicazioni altrui.
A tal fine, all’interno della Società è fatto obbligo di utilizzare il complesso dei sistemi e degli strumenti informatici e telematici messi a disposizione dei Dipendenti per lo svolgimento della propria attività lavorativa (ad es. computer, posta elettronica, accesso internet, laptop, computer portatile, ecc.) unicamente per finalità lavorative.
Tali strumenti devono essere utilizzati in conformità alla normativa vigente (ivi compreso il D.Lgs 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e il Reg. UE 679/2016 “GDPR”) ed alle policy aziendali.
È vietato l’utilizzo degli stessi per finalità illecite.
La Società si impegna, inoltre, a porre in essere programmi di formazione specifica sulle problematiche relative all’utilizzo dei sistemi informatici.
La formazione sarà rivolta a tutti i Dipendenti ed altresì ai soggetti in posizione apicale.
Gli amministratori di sistema devono utilizzare gli strumenti informatici attenendosi ai medesimi principi di diligenza e correttezza, all’unico fine di verificare e garantire l’efficiente ed ottimale funzionalità degli stessi, nel rispetto di quanto previsto dalle policy aziendali.
Eventuali società esterne della cui opera si avvalga la Società dovranno rispettare i medesimi principi.
2. I RAPPORTI CON I PARTNER E I FORNITORI
I rapporti della Società con i Partner devono essere basati sul rispetto reciproco, al fine di alimentare il dialogo e l’interazione e promuovere la cooperazione.
La Società esige che tutti i Destinatari si comportino in modo corretto ed imparziale nei confronti dei Partner e dei concorrenti e che mantengano con questi dei rapporti professionali adeguati, sempre nel rispetto della normativa vigente. I Collaboratori della cui opera si avvale dovranno rispettare i medesimi principi.
IL RAPPORTO CON I FORNITORI
La condotta della Società nelle fasi di approvvigionamento di beni e servizi è improntata alla ricerca del massimo vantaggio competitivo, alla concessione di pari opportunità di partnership ad ogni fornitore, alla lealtà e imparzialità di giudizio.
Nella selezione e nella gestione dei rapporti con i fornitori i Destinatari dovranno:
- osservare scrupolosamente la normativa vigente e le prassi interne consolidate relative alla selezione dei fornitori ed alla gestione dei rapporti con i medesimi;
- adottare criteri di valutazione oggettivi e trasparenti nella selezione delle eventuali aziende fornitrici, in possesso dei requisiti richiesti, valutando la sussistenza in capo ai medesimi dei requisiti non solo di onorabilità e professionalità, ma anche tecnici e legali per l’esercizio dell’attività;
- ottenere la collaborazione dei fornitori per assicurare il soddisfacimento delle esigenze dei clienti (in termini di qualità, costo e tempi di consegna);
- osservare e rispettare le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste nei rapporti di fornitura;
- assicurare nell’ambito dei rapporti infragruppo un costante controllo dei servizi ri-fatturati, avendo cura di archiviare i relativi supporti documentali e mantenere una segregazione netta tra i beni e i servizi acquisiti nell’interesse della controllante e quelli acquisiti per le controllate;
- ispirarsi ai principi di correttezza e buona fede, in linea con le più rigorose pratiche commerciali, nella corrispondenza e nel dialogo con i fornitori.
Ai Destinatari è fatto divieto di:
- approfittare della propria posizione al fine di ottenere qualsiasi beneficio personale;
- dare o ricevere, sotto alcuna forma, direttamente o indirettamente, corrispettivi, regali, omaggi, ospitalità, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore (regali di cortesia);
- predisporre pagamenti a favore di consulenti, periti, professionisti e, comunque, a favore di terzi, che non trovino un’adeguata giustificazione contrattuale;
- subire condizionamenti da parte di terzi estranei alle Società per assumere decisioni e/o eseguire atti relativi alla propria attività lavorativa o professionale.
Nell’ambito dei loro rapporti con la Società i fornitori dovranno, inoltre, prestare particolare attenzione alla tutela del lavoro minorile, dei diritti dei lavoratori, della sicurezza dell’ambiente e dei luoghi di lavoro.
INIZIATIVE “NON PROFIT”
La Società, nel rispetto dei principi di trasparenza ed onestà, può erogare contributi ad associazioni non aventi scopo di lucro. In tal caso dovranno previamente essere verificati statuto ed atto costitutivo dell’associazione, che dovrà essere di elevato valore culturale o benefico.
Le sponsorizzazioni possono riguardare i temi del sociale, dello sport, dello spettacolo, dell’arte e della cultura. Le stesse sono inoltre destinate solo ad eventi che offrano garanzie di qualità.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, si dovrà prestare attenzione ad ogni possibile conflitto di interesse di ordine personale ed aziendale.
La Società, in caso di donazioni, deve tenere un comportamento corretto e trasparente assicurando il pieno rispetto delle norme di legge e regolamentari, nonché monitorare i soggetti beneficiari e acquisire la relativa documentazione della qualità di ente del terzo settore.
PROMOZIONE DEI PRINCIPI DEL CODICE ETICO
La Società si impegna a favorire e garantire adeguata conoscenza del Codice divulgandolo ai Destinatari attraverso apposite, efficaci e adeguate attività di informazione e comunicazione (ad esempio, mediante pubblicazione sul proprio sito Internet).
La Società assicura un costante aggiornamento dei contenuti del Codice nel caso in cui le esigenze dettate dal variare del contesto, della normativa di riferimento, dell’ambiente o dell’organizzazione aziendale lo rendessero opportuno e necessario.
3. I RAPPORTI CON I CLIENTI
La Società considera il rispetto e la soddisfazione dei propri clienti un elemento di primaria importanza per la propria immagine e per la realizzazione degli obiettivi aziendali. Pertanto, esso pone estrema attenzione ai bisogni dei clienti, impegnandosi ad assumere un atteggiamento disponibile e professionale, garantendo la qualità dei prodotti erogati e la sollecita e qualificata evasione degli impegni assunti e dei reclami.
Tra le altre cose, la “customer satisfaction” presuppone che i Dipendenti e Collaboratori ambiscano costantemente all’eccellenza, e che gestiscano le relazioni con i clienti in modo equo, per costruire e mantenere con questi rapporti duraturi, all’insegna della fiducia reciproca.
LA PERFORMANCE DEI SERVIZI
La Società mira ad instaurare con i propri clienti dei rapporti stretti e duraturi, fornendo loro servizi di alta qualità che rispondano alle loro esigenze ed aspettative.
A tal fine, è fatto obbligo ai Dipendenti e Collaboratori di:
- ascoltare con attenzione le esigenze del cliente;
- rapportarsi con i clienti in modo onesto e trasparente secondo le linee guida, prassi e le disposizioni impartite;
- fornire prodotti di alta qualità che soddisfino le ragionevoli aspettative del cliente e ne tutelino la sicurezza e l’incolumità, cercando di innovare e migliorare la qualità dei servizi forniti in modo continuativo;
- attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie, commerciali o di qualsiasi altro genere;
- rispettare gli interessi del cliente.
La Società è costantemente impegnata a monitorare, valutare e migliorare i propri servizi per poterne garantire la qualità, la sicurezza e l’innovazione in ogni momento.
PUBBLICITÀ E MARKETING
La Società mira a stabilire rapporti con i clienti basati sul rispetto e sulla fiducia. Per realizzare questo obiettivo, si impegnano a comunicare con i clienti in modo chiaro e trasparente, informandoli correttamente e costantemente sulle caratteristiche dei servizi offerti e sugli adempimenti in carico alla Società, utilizzando un linguaggio semplice e comprensibile. A tal fine la Società osserva rigorosamente la normativa vigente in materia di pubblicità e marketing.
Con riferimento ai servizi di pubblicità eventualmente forniti, tutti devono avere una approfondita conoscenza della normativa vigente in materia di trasparenza e rispettare tale normativa nella gestione della relazione tra la Società ed il cliente.
RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI E PROTEZIONE DEI DATI DEI CLIENTI E DEI FORNITORI
Ogni Dipendente e Collaboratore è responsabile per la protezione delle informazioni relative a clienti e fornitori, con particolare attenzione per i dati personali, al fine di garantire che dette informazioni non vengano divulgate o utilizzate in modi vietati o inappropriati.
4. I RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
La Società pone particolare attenzione al rispetto delle linee guida anticorruzione elaborate dall’ OCSE, ed in genere alla normativa vigente in materia di corruzione.
Tutti i Dipendenti e Collaboratori sono obbligati ad osservare la legislazione vigente in materia e ad attenersi scrupolosamente ai protocolli previsti relativamente ai rapporti con la Pubblica Amministrazione.
In linea generale, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, nazionale o estera, la Società ripudia e sanziona qualsiasi comportamento di natura concussiva, corruttiva o di induzione indebita a dare o promettere denaro o altra utilità.
PRINCIPI GENERALI
Le relazioni con la Pubblica Amministrazione da parte dei Dipendenti o Collaboratori o, in ogni caso, i rapporti di carattere pubblicistico, devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
In particolare:
- tutti i rapporti che coinvolgono le funzioni aziendali, anche per il tramite di Collaboratori, con la Pubblica Amministrazione devono essere uniformati a principi di diligenza, trasparenza, onestà, massima correttezza ed integrità;
- l’assunzione di impegni e la gestione di rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e/o aventi comunque carattere pubblicistico è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte e autorizzate;
- nel caso in cui la Società utilizzi un consulente o un soggetto terzo per essere rappresentata nei rapporti con la Pubblica Amministrazione o, nello specifico, con l’Amministrazione finanziaria, nei confronti di tale soggetto si applicano le stesse direttive impartite ai Dipendenti e Collaboratori della Società;
- assicurare una pronta informativa sul ricevimento di avvisi di accertamento, liquidazione, contestazione, cartelle esattoriali e preavvisi di irregolarità, richieste di imposte e simili ricevuti dalla Società;
- assicurare un costante scambio di informazioni con il consulente fiscale circa i termini da rispettare per l’invio delle dichiarazioni fiscali;
- la Società non dovrà farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da un soggetto terzo qualora si possano configurare conflitti d’interesse.
COMPORTAMENTI VIETATI
Sono tassativamente vietati pagamenti o compensi, sotto qualsiasi forma, offerti, promessi o fatti, direttamente o per il tramite di una persona fisica o giuridica, nei confronti di dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o di loro parenti, sia italiani che stranieri, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore.
Nei paesi in cui è d’uso offrire doni a clienti o a soggetti agli stessi legati, i Dipendenti e Collaboratori della Società potrà agire in tal senso nel solo caso in cui questi doni siano di natura appropriata e di valore modico (valutato sulla base della normativa vigente). In tal caso, dovranno essere comunque rispettate le leggi applicabili, gli usi commerciali e i codici etici - se conosciuti - delle aziende o degli enti con cui la Società ha rapporti.
È fatto divieto di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione.
Qualora un amministratore, dipendente o collaboratore della Società riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte della Pubblica Amministrazione ovvero da parte di persone fisiche o giuridiche che agiscono alle dipendenze o per conto della stessa Pubblica Amministrazione, deve immediatamente sospendere ogni rapporto con la stessa e informare le Risorse Umane.
È vietato eludere le prescrizioni del presente Codice ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, anche sotto forma di sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, pubblicità, sconti abnormi o non dovuti o, comunque, contrari alla normale pratica commerciale ed alle prassi aziendali, abbiano le stesse finalità vietate dal Codice.
Le presenti disposizioni si applicano anche in caso di illecite pressioni ricevute in occasione di rapporti con persone fisiche o giuridiche che agiscano alle dipendenze o per conto della Pubblica Amministrazione.
Le disposizioni indicate negli articoli precedenti non si applicano alle spese di rappresentanza, ordinarie e ragionevoli o agli omaggi di modico valore che corrispondono alle normali consuetudini, purché non violino le leggi e le norme degli enti pubblici coinvolti e siano conformi alle prassi aziendali.
Con riguardo ad erogazioni e contributi:
- non è consentito presentare dichiarazioni non veritiere a organismi pubblici, nazionali o comunitari, al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati, concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi;
- è fatto divieto di destinare somme ricevute da organismi pubblici nazionali o comunitari a titolo di erogazioni, contributi o finanziamenti, a scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.
Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione la Società non devono cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata.
Nel caso specifico dell’effettuazione di una gara con la Pubblica Amministrazione, si dovrà operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, con l’espresso divieto di porre in essere comportamenti che, per arrecare vantaggio alla Società o perseguire un interesse delle stesse, siano tali da integrare fattispecie di reato.
In ogni caso, nel corso di una trattativa di affari o di un rapporto, anche commerciale, con la Pubblica Amministrazione, la Società si impegna a:
- non offrire opportunità di lavoro e/o commerciali a favore del personale della Pubblica Amministrazione coinvolto nella trattativa o nel rapporto o a loro familiari;
- non offrire omaggi;
- non sollecitare od ottenere informazioni riservate che ne compromettano l’integrità o la reputazione.
È altresì fatto divieto di:
- alterare, in qualsiasi modo, il funzionamento di un sistema informatico o telematico della P.A. procurando un ingiusto profitto alla Società con danno dello Stato;
- accedere, senza diritto e con qualsiasi modalità, a dati/informazioni o software contenuti nel sistema informatico o telematico della P.A.;
- superare i limiti di autorizzazioni eventualmente concesse nell’accesso a tali sistemi/programmi di pertinenza della P.A.;
- accedere senza diritto a sistemi informatici o telematici di interesse militare o relativi all’ordine pubblico, alla sicurezza pubblica, alla sanità, alla protezione civile o, comunque, di interesse pubblico;
- commettere fatti diretti a distruggere, deteriorare, cancellare, alterare o sopprimere informazioni, dati o programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o ad essi pertinenti o, comunque, di pubblica utilità;
- commettere fatti diretti a distruggere, danneggiare, rendere in tutto o in parte inservibili sistemi informatici o telematici di pubblica utilità o ad ostacolarne gravemente il funzionamento;
- operare qualsiasi forma di alterazione o contraffazione delle dichiarazioni e comunicazioni inviate alla Pubblica Amministrazione, anche per via telematica, che dovranno essere veritiere;
- fare pressioni nei confronti di pubblici dipendenti affinché provvedano, a vantaggio della Società, ad alterare dati e/o informazioni presenti nei pubblici archivi.
RAPPORTI CON LE AUTORITÀ GARANTI
Le Società danno piena e scrupolosa osservanza alle disposizioni emanate dalle Autorità siano esse locali, nazionali o internazionali, e si adegua alla giurisprudenza in materia. La Società si impegna a fornire tutte le informazioni richieste dalle Autorità deputate alla regolazione e al controllo dei servizi erogati, in maniera completa, corretta, adeguata e tempestiva. La Società predispone ed attuano le opportune procedure di comunicazione interna e di raccolta, elaborazione e trasmissione delle informazioni richieste dalle Autorità, nel rispetto dei caratteri di riservatezza di tali informazioni cui tutti i soggetti coinvolti sono tenuti, nel rispetto dei principi enunciati nel presente Codice.
5. L’AMBIENTE
La Società ritiene che il rispetto e la protezione dell’ambiente siano questioni di fondamentale importanza. Esse sono pertanto impegnate a promuovere soluzioni innovative riducendo l’impatto ambientale delle proprie attività.
La Società pretende che anche i loro Dipendenti siano coscienti di queste tematiche ambientali e che le pongano al centro del loro modo di fare impresa. Ciascuno di essi è quindi tenuto, nei limiti delle sue mansioni, ad aiutare la Società a realizzare i loro impegni, osservando i regolamenti e le prassi interne sulla protezione dell’ambiente.
IL RISPETTO DELLA NORMATIVA E LA PROMOZIONE DEI PRINCIPI FONDAMENTALI SULLA PROTEZIONE DELL’AMBIENTE
La Società garantisce che lo sviluppo e la crescita delle proprie attività sono gestite con attenzione all’ambiente e alla normativa ambientale locale, nazionale e internazionale.
6. GOVERNANCE, CONTROLLO INTERNO E GESTIONE DEI RISCHI
CORPORATE GOVERNANCE
La reputazione è un valore di importanza fondamentale per la Società. A tal fine, nell’interesse della Società, dei Dipendenti, dei Collaboratori e di tutti coloro che entrano in relazioni d’affari e/o in contatto con la Società, nell’amministrazione della Società sono osservati i principi di corporate governance più idonei a garantire la migliore realizzazione delle attività nel rispetto delle regole di buon governo societario e delle disposizioni del Codice.
CONTROLLO INTERNO E GESTIONE DEI RISCHI
Il sistema di controllo interno deve essere orientato all’adozione di strumenti e metodologie volti a:
- accertare l’adeguatezza dei diversi processi aziendali in termini di efficienza, efficacia ed economicità, contrastando i potenziali rischi aziendali;
- tutelare, anche con azioni di prevenzione, il patrimonio aziendale;
- determinare una ragionevole garanzia circa il rispetto non solo delle leggi, ma anche delle disposizioni e procedure interne.
In tale contesto si inserisce la programmazione delle attività di formazione, che devono riguardare altresì i contenuti del Codice Etico.
I Dipendenti e i Collaboratori sono tenuti, per quanto di loro competenza, a collaborare attivamente al corretto ed efficace funzionamento del sistema di controllo interno e a custodire responsabilmente i beni aziendali, siano essi materiali o immateriali, strumentali all’attività svolta e a non farne un uso improprio.
Il Management deve curare costantemente la conformità dei comportamenti a quanto indicato nel Codice e, se necessario, realizzare speciali programmi di verifica.
7. ENTRATA IN VIGORE, DIFFUSIONE E ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO
I Destinatari sono tenuti a familiarizzare con i principi del Codice e a garantire la loro applicazione nello svolgimento delle rispettive mansioni quotidiane. Ciò include il dovere di tenere un comportamento adeguato all’ambiente lavorativo, mostrando rispetto per le altre persone ed attenendosi ai valori della Società.
SANZIONI
I Destinatari devono attenersi scrupolosamente agli obblighi loro imposti dalla legge e dai regolamenti e, ciascuno per la propria posizione, osservano le disposizioni particolari di cui al presente Codice. In particolare, devono altresì impegnarsi al rispetto delle vigenti disposizioni di legge in materia di c.d. Whistleblowing, attuando quanto previsto in materia nel Modello, nel presente Codice e nella Procedura whistleblowing.
I principi espressi nel Codice costituiscono parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro, in quanto espressione del comportamento che i Destinatari sono tenuti ad osservare, in virtù delle leggi civili e penali vigenti e degli obblighi previsti dalla contrattazione collettiva.
Ai Dipendenti, Collaboratori, dirigenti e Amministratori della Società che violino il presente Codice verranno comminate specifiche sanzioni disciplinari, nel pieno rispetto della legge e dei CCNL.
Nei rapporti contrattuali con i terzi, il mancato rispetto dei precetti contenuti nel presente Codice costituisce causa di risoluzione dei contratti stessi.
ENTRATA IN VIGORE E DIFFUSIONE
Il presente Codice è adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 13/12/2023
Le Società si impegna a favorire e garantire adeguata conoscenza del Codice divulgandolo ai Destinatari attraverso apposite, efficaci e adeguate attività di informazione e comunicazione (ad esempio, mediante pubblicazione sul proprio sito Internet).
La Società assicura un costante aggiornamento dei contenuti del Codice nel caso in cui le esigenze dettate dal variare del contesto, della normativa di riferimento, dell’ambiente o dell’organizzazione aziendale lo rendessero opportuno e necessario.
